POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
POLYPRO S.A.S.
1. OBJETIVO
POLYPRO S.A.S., comprometida con la protección de la privacidad y de los datos personales de sus clientes, proveedores, usuarios, contactos comerciales y demás titulares de información, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
Esta Política establece los lineamientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, conservación, actualización y supresión de los datos personales tratados por POLYPRO S.A.S., de conformidad con la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social: POLYPRO S.A.S.
NIT: 900016213-7
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Carrera 74 # 25 D – 26, Bogotá D.C.
Teléfono: (601) 295 4000
Página web: www.polypro.com.co
Correo electrónico para asuntos relacionados con datos personales: comercial2@polypro.com.co
POLYPRO S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta y administra en desarrollo de sus actividades comerciales y empresariales.
3. MARCO NORMATIVO
La presente Política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan, así como las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política aplica a los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados o tratados por POLYPRO S.A.S. a través de medios físicos o digitales, incluyendo su página web, formularios de contacto o cotización, correo electrónico, comunicaciones comerciales y demás canales utilizados en desarrollo de sus actividades.
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
POLYPRO S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales observando los principios establecidos en la legislación colombiana, especialmente los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Los datos personales serán tratados únicamente para finalidades legítimas e informadas al titular y serán conservados bajo condiciones que permitan garantizar razonablemente su seguridad y confidencialidad.
6. INFORMACIÓN QUE PUEDE SER RECOLECTADA
POLYPRO S.A.S. podrá recolectar información personal suministrada directamente por los titulares, como nombres y apellidos, empresa, cargo, número telefónico, dirección de correo electrónico, ciudad, información incluida en solicitudes, consultas o cotizaciones y demás datos necesarios para atender una relación comercial o contractual.
Cuando sea necesario para la prestación de un servicio, realización de una venta, entrega, facturación o cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, podrán solicitarse datos adicionales relacionados con dicha operación.
A través de la página web también podrá recopilarse determinada información técnica relacionada con la navegación, de acuerdo con las tecnologías y herramientas habilitadas en el sitio.
7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
POLYPRO S.A.S. podrá tratar los datos personales para atender solicitudes de información, consultas, contactos y cotizaciones; gestionar relaciones comerciales y contractuales con clientes, prospectos, proveedores y demás terceros; realizar procesos relacionados con ventas, pedidos, entregas, facturación, cartera, servicio y soporte técnico; proporcionar información sobre productos, servicios y soluciones ofrecidas por la compañía; gestionar solicitudes, peticiones, consultas o reclamos; mantener actualizada su información comercial y de contacto; realizar actividades administrativas relacionadas con el desarrollo de su objeto empresarial; cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales y regulatorias; y garantizar la seguridad de sus sistemas de información.
Cuando el titular lo haya autorizado y de conformidad con la normativa aplicable, POLYPRO S.A.S. también podrá utilizar los datos de contacto para enviar información técnica, institucional o comercial relacionada con productos, servicios, novedades, eventos, promociones o contenidos que puedan resultar de interés.
El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales a través de los canales dispuestos por POLYPRO S.A.S.
8. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO
Cuando sea requerida, POLYPRO S.A.S. solicitará al titular autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales o mediante cualquier mecanismo que permita acreditar posteriormente que el titular tuvo conocimiento de las finalidades del tratamiento y manifestó su autorización.
En los formularios disponibles en la página web podrán habilitarse mecanismos como casillas de aceptación mediante las cuales el usuario pueda autorizar el tratamiento de sus datos personales y acceder a la presente Política.
No será necesaria la autorización en los casos expresamente exceptuados por la legislación colombiana.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de datos personales tratados por POLYPRO S.A.S. tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada cuando esta sea requerida; ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos; presentar consultas y reclamos relacionados con su tratamiento; solicitar la supresión de los datos o revocar la autorización cuando ello sea legalmente procedente; acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado, cuando corresponda, el trámite de consulta o reclamo ante POLYPRO S.A.S.
La revocatoria de la autorización o supresión de los datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la correspondiente base de datos o cuando la conservación de la información sea necesaria para el cumplimiento de una obligación legal.
10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR
Los titulares, sus causahabientes, representantes, apoderados o personas debidamente autorizadas podrán ejercer sus derechos mediante solicitud enviada al correo electrónico dispuesto por POLYPRO S.A.S. para asuntos relacionados con protección de datos personales.
La solicitud deberá permitir identificar al titular, indicar sus datos de contacto y describir claramente la consulta, solicitud o reclamo. Cuando actúe una persona diferente del titular deberá acreditarse la calidad en la que actúa.
10.1 Consultas
Los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de POLYPRO S.A.S.
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de este término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendida la consulta, sin que esta pueda superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.2 Reclamos
Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un posible incumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, podrá presentar un reclamo indicando su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, sus datos de contacto y los documentos que considere pertinentes.
Si el reclamo se encuentra incompleto, POLYPRO S.A.S. podrá solicitar al interesado que complete la información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá que el titular ha desistido del reclamo.
El reclamo completo será atendido dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su recepción. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, se informará al titular sobre los motivos de la demora y la fecha en la cual será resuelto, sin que esta pueda superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
11. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
POLYPRO S.A.S. adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables orientadas a proteger los datos personales bajo su responsabilidad frente a pérdida, alteración, acceso, consulta, uso o divulgación no autorizada o fraudulenta.
Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán garantizar la confidencialidad de la información, incluso después de finalizar su relación con POLYPRO S.A.S., de acuerdo con las obligaciones legales y contractuales aplicables.
12. COOKIES Y TECNOLOGÍAS UTILIZADAS EN EL SITIO WEB
El sitio web de POLYPRO S.A.S. podrá utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento, así como herramientas destinadas a conocer de manera general la forma en que los usuarios interactúan con sus contenidos y mejorar su funcionamiento y experiencia de navegación.
Las cookies son pequeños archivos que pueden almacenarse en el dispositivo del usuario durante la navegación. Dependiendo de su naturaleza, pueden permitir recordar determinadas preferencias o recopilar información técnica o estadística relacionada con el uso del sitio.
El usuario puede administrar o eliminar las cookies a través de la configuración de su navegador y, cuando corresponda, mediante las herramientas de gestión de cookies habilitadas en el sitio web. La desactivación de determinadas cookies puede afectar el funcionamiento de algunas características del sitio.
Cuando se utilicen herramientas o cookies de terceros, el tratamiento de la información realizado directamente por dichos terceros estará sujeto además a sus propias condiciones y políticas de privacidad.
13. ENLACES A SITIOS DE TERCEROS
El sitio web de POLYPRO S.A.S. puede contener enlaces que permitan acceder a páginas o servicios administrados por terceros.
Una vez el usuario acceda a un sitio externo, POLYPRO S.A.S. no controla su contenido, condiciones de uso, medidas de seguridad ni políticas de privacidad. Se recomienda al usuario consultar las políticas aplicables en dichos sitios antes de suministrar información personal.
14. TRATAMIENTO POR TERCEROS
POLYPRO S.A.S. podrá contratar proveedores o terceros que, para la prestación de determinados servicios tecnológicos, administrativos, logísticos, comerciales o profesionales, requieran tratar información personal por cuenta de la compañía.
En estos casos, POLYPRO S.A.S. procurará que dichos terceros traten la información conforme a las finalidades autorizadas, a las obligaciones de confidencialidad y seguridad correspondientes y a la legislación aplicable sobre protección de datos personales.
15. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Los productos y servicios de POLYPRO S.A.S. no están dirigidos específicamente a niños, niñas o adolescentes y la compañía no busca recopilar intencionalmente sus datos personales a través de su página web.
En caso de que resulte necesario realizar tratamiento de datos de menores de edad, este se efectuará únicamente cuando sea legalmente procedente, respetando sus derechos prevalentes y aplicando las disposiciones especiales previstas por la legislación colombiana.
16. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y mientras subsistan obligaciones legales, contractuales, administrativas, contables o comerciales relacionadas con su tratamiento.
Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y cuando no exista un deber legal o contractual que requiera su conservación, podrán adoptarse las medidas correspondientes para su supresión.
17. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
POLYPRO S.A.S. podrá modificar o actualizar la presente Política cuando se presenten cambios normativos, institucionales, comerciales, tecnológicos o relacionados con el tratamiento de datos personales.
Los cambios sustanciales serán informadas a los titulares a través de los medios que resulten adecuados y la versión vigente de la Política permanecerá disponible en www.polypro.com.co.
18. VIGENCIA
La presente versión actualizada de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir de septiembre de 2026.
Las bases de datos administradas por POLYPRO S.A.S. tendrán vigencia durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron creadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables.